Các nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên có thể đạt được kết quả công việc một cách ổn định và nhất quán, ngay cả khi có những sự chậm trễ hoặc vấn đề phát sinh không lường trước được xảy ra. Chính vì vậy mà kỹ năng tổ chức luôn được ưu tiên trong tuyển dụng.
Table of Contents
1. Kỹ năng tổ chức là gì?
Kỹ năng tổ chức là những kỹ năng liên quan đến việc tạo ra cấu trúc và trật tự, thúc đẩy năng suất công việc và ưu tiên các nhiệm vụ phải hoàn thành ngay lập tức. Duy trì các kỹ năng này mạnh mẽ có thể làm giảm nguy cơ hình thành các thói quen làm việc kém như trì hoãn, lộn xộn, thông tin sai và kém hiệu quả.
1.1. Kỹ năng tổ chức bên trong
Kỹ năng tổ chức không chỉ đơn giản là giữ cho một bàn làm việc không lộn xộn và một máy tính ngăn nắp. Mặc dù duy trì không gian làm việc rõ ràng là rất quan trọng, nhưng sự gọn gàng chỉ là một trong một số những kỹ năng cần thiết. Nhân viên có kỹ năng tổ chức xuất sắc là người có thể giữ cho mình bình tĩnh khi đối mặt với công việc và chuẩn bị lập kế hoạch và lập lịch trình một cách có hệ thống.
1.2. Kỹ năng tổ chức bên ngoài
Sắp xếp công việc thành các dự án và mục tiêu nhỏ hơn có thể là một cách hiệu quả để hoàn thành chúng. Nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm những ứng viên có thể lên lịch và phân chia những nhiệm vụ cho họ và các nhân viên khác để công việc có thể hoàn thành đúng thời hạn trong khi duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
2. Một số loại kỹ năng tổ chức
2.1. Quản lý thời gian
Quản lý tốt thời gian của bạn là điều quan trọng để có kỹ năng tổ chức. Quản lý thời gian liên quan đến việc cho phép bản thân có đủ thời gian để hoàn thành công việc, không dành quá nhiều thời gian cho bất kỳ dự án nào và cân bằng thời gian bạn ở nhà và làm việc. Quản lý thời gian của bạn rất quan trọng vì nó giúp bạn tiết kiệm năng lượng và giữ bình tĩnh trong một môi trường có nhịp độ nhanh.
2.2. Giao tiếp
Một kỹ năng tổ chức quan trọng khác cần xem xét là giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp của bạn dựa trên mức độ bạn chia sẻ và tiếp nhận thông tin ở nơi làm việc. Nếu bạn là một người giao tiếp có tổ chức, bạn sẽ có thể cung cấp cho các thành viên khác trong nhóm của mình thông tin họ cần một cách hiệu quả và kịp thời. Những người giao tiếp có tổ chức ưu tiên hiệu quả ở nơi làm việc bằng cách đáp ứng các yêu cầu một cách nhanh chóng, đưa ra chỉ dẫn một cách chính xác và chuyển tiếp thông tin một cách đáng tin cậy.
2.3 Đặt mục tiêu
Tại nơi làm việc, kỹ năng tổ chức liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu có thể đạt được. Nhân viên có tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp để tạo động lực cho họ làm việc chăm chỉ và hoàn thành tốt công việc. Việc đạt được mục tiêu thường xuyên chính là dấu hiệu của một nhân viên có tổ chức và sử dụng tốt các nguồn lực của họ.
2.4 Làm việc dưới áp lực
Trong các tình huống áp lực cao, đây là kỹ năng là đặc biệt quan trọng. Trong môi trường có nhịp độ nhanh và làm việc phải tuân thủ thời hạn nghiêm ngặt, làm việc có tổ chức là rất quan trọng để nhân viên giữ sự tập trung. Nếu bạn có thể sắp xếp thời gian, quản lý năng lượng và sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, thì khả năng làm việc tốt dưới áp lực có thể khiến bạn trở thành một tài sản quý giá ở nơi làm việc.
2.5 Xây dựng động lực bản thân
Một yếu tố quan trọng của kỹ năng tổ chức là khả năng chủ động. Nhân viên có tổ chức nhận thức rõ ràng về các nhiệm vụ họ cần hoàn thành và có thể làm việc theo công việc được giao mà không cần giám sát hoặc trợ giúp. Nếu bạn là người có tổ chức và tự chủ ở nơi làm việc của mình, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn nữa để sử dụng các kỹ năng của mình và phát triển hơn nữa.
2.6. Tư duy phân tích
Tư duy phân tích liên quan đến khả năng đọc và giải thích thông tin để đưa ra kết luận hợp lý. Kỹ năng tổ chức trong công việc thường liên quan đến việc tổ chức quá trình suy nghĩ của bạn. Việc có thể suy nghĩ về một vấn đề một cách logic và xác định nguồn gốc của vấn đề sẽ giúp bạn vượt qua những thất bại nhanh chóng và tránh bị chậm trễ.
2.7. Kỹ năng ra quyết định
Nhân viên có tổ chức là những người ra quyết định có kỹ năng. Đưa ra các quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin cần thiết, xem xét hậu quả và suy nghĩ trước để dự đoán kết quả. Nếu bạn có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái độ định hướng mục tiêu cần thiết để đưa ra các quyết định hiệu quả.
2.8. Xây dựng kế hoạch có chiến lược
Kỹ năng này cũng liên quan đến việc tận dụng tối đa thời gian và năng lượng của bạn. Một phần quan trọng của việc này là lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực của bạn như thế nào. Điều này thường liên quan đến việc có một lịch trình công việc chi tiết, sử dụng có hiệu quả thời gian và lên lịch các cuộc họp trước ngày hoặc tuần. Suy nghĩ trước và lập kế hoạch phù hợp có thể giúp các nhân viên có tổ chức luôn cập nhật khối lượng công việc của họ và tránh bỏ lỡ thời hạn.
3. Cách cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn
3.1. Lập danh sách
Một trong những cách tốt nhất để luôn ngăn nắp là ghi chép lại những công việc bạn đã hoàn thành và những công việc bạn vẫn đang làm. Đây có thể là danh sách trên một tập giấy hoặc danh sách kỹ thuật số mà bạn có thể truy cập bằng điện thoại hoặc máy tính của mình. Lập danh sách và kiểm tra các danh sách việc đã hoàn thành sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc.
3.2. Xây dựng lịch trình làm việc
Một cách khác để cải thiện kỹ năng tổ chức đó là là đặt một lịch trình làm việc thường xuyên. Đây có thể là lịch mà bạn giữ trên điện thoại của mình. Lập một lịch trình chi tiết sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian của mình và đảm bảo rằng bạn hoàn thành công việc đúng deadline đặt ra.
3.3. Giao tiếp với nhóm của bạn
Tập trung vào việc cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến kỹ năng tổ chức của bạn. Lên lịch gặp mặt trực tiếp, tạo các cuộc trò chuyện và rèn luyện viết email là một số cách bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn.
4. Cách làm nổi bật các kỹ năng tổ chức
4.1. Trên CV
Trước khi bạn bắt đầu viết hoặc chỉnh sửa CV của mình, hãy tham khảo mô tả công việc để tìm ra loại kỹ năng cụ thể mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn đang tìm kiếm. Bạn nên làm nổi bật các kỹ năng tổ chức của mình trong CV một cách ngắn gọn hoặc thể hiện bản thân qua một số từ khóa như “định hướng mục tiêu”, “đáng tin cậy” và “người đặt mục tiêu”.
4.2. Trong cuộc phỏng vấn
Một trong những cách tốt nhất để bạn tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng là chia sẻ các ví dụ về kỹ năng của bạn khi làm các công việc trước đây. Bạn có thể giải thích những công cụ bạn đã sử dụng để sắp xếp thời gian của mình, xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau. Ngoài ra bạn cũng có thể nói về một dịp cụ thể khi kỹ năng tổ chức của bạn đã giúp bạn giải quyết một vấn đề hoặc đóng góp vào thành công của nhóm.
5. Lời kết
Kỹ năng tổ chức giúp bạn có thể làm việc tốt trong bất kỳ môi trường nào, khi đứng trước một nhà tuyển dụng, việc thể hiện rằng bạn là một người có kỹ năng mang lại rất nhiều lợi thế. Vì vậy, việc xây dựng cho mình các kỹ năng ngay từ bây giờ là một điều rất cần thiết.
